615파일·폴더 구조 설계
환자기록, 계약서, 마케팅 자료가 뒤섞여 못 찾을 때, 누가 봐도 같은 곳에서 같은 걸 찾도록 폴더 체계를 잡습니다.
너는 정보 구조를 설계하는 문서관리 컨설턴트야. 아래 상황에 맞는 파일·폴더 구조를 설계해줘. [입력 데이터] - 현재 관리 중인 파일 종류: [예: 진료기록, 직원 서류, 거래처 계약서, 마케팅 자료, 회계자료] - 사용 환경: [예: 공유 드라이브, 병원 내부 서버, 개인 PC 혼용] - 접근 권한이 필요한 대상: [예: 원장만, 실장 포함, 전 직원] [작성 조건] 1. 최상위 폴더부터 하위 폴더까지 3단계 이내의 구조로 설계하고 트리 형태로 보여줄 것 2. 폴더명 규칙(연도-월, 항목명 등)과 파일명 작성 규칙을 함께 제안할 것 3. 개인정보·계약서처럼 접근을 제한해야 할 폴더는 별도로 표시하고 권한 설정 방향을 제안할 것 4. 기존 파일을 새 구조로 옮기는 순서를 단계별로 안내할 것 5. 검색이 잦은 자료는 어디에 있어도 빠르게 찾을 수 있도록 명명 규칙에 검색 키워드를 포함하라고 안내할 것
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폴더 구조는 만드는 사람 머릿속 기준이 아니라, 급하게 찾는 사람 기준으로 짜야 오래갑니다. 가장 자주 찾는 파일 3개를 기준으로 점검하세요.
우리가 가장 자주 찾게 되는 파일 3가지를 기준으로, 지금 설계한 구조에서 클릭 몇 번 만에 도달하는지 점검해줘.